Bước 1: Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức sự kiện khai trương sẽ là nội dung đầu tiên bạn cần xác nhận đến ban lãnh đạo bởi đây là yếu tố có tầm ảnh hưởng quan trọng đến tất cả các khâu khác trong chương trình khai trương.
Thông thường, chúng ta sẽ chọn được ngày đẹp phù hợp với tuổi của người chủ cửa hàng, với địa điểm kinh doanh. Bên cạnh đó, chọn đúng thời điểm để khai trương cũng vô cùng quan trọng.
Mọi người quan niệm “có kiêng có lành” vì thế việc xem ngày khai trương cửa hàng là điều gần như không thể thiếu khi bạn muốn tổ chức suôn sẻ.
Bước 2: Xác định địa điểm tổ chức
Sau khi đã có mốc thời gian tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần cân nhắc không gian tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Chắc chắn sự kiện khai trương chỉ có thể tổ chức ngay tại cửa hàng để thuận lợi cho các đầu mục nội dung sự kiện như phần cắt băng khánh thành khai trương, giới thiệu không gian cửa hàng mới cũng như lễ xông đất cửa hàng mới.
Quan sát trước xung quanh chỗ để xe,nếu là toà nhà hoặc chung cư nên thông báo trước cho đơn vị chủ quản.
Bước 3: Thống kê số lượng người tham dự
Số lượng người tham gia sự kiện khai trương là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kinh phí tổ chức, thực đơn tiệc ngọt khai trương cửa hàng cũng như cách bố trí không gian sự kiện khai trương tại cửa hàng sao cho được khoa học, chuyên nghiệp mà vẫn đủ sức chứa.
Bước 4: Mời khách mời tham dự
Sau khi đã quyết định được không gian tổ chức, kinh phí dự trù của sự kiện khai trương cùng thời gian địa điểm sự kiện diễn ra thì ban tổ chức cần chuẩn bị thiệp mời để mời trước các khách mời, đối tác quan trọng trước ít nhất 2 tuần để họ có thể sắp xếp được công việc.
Việc đón tiếp các vị khách rất quan trọng. Cách bạn đón tiếp khách khứa sẽ quyết định ấn tượng về bạn trong mắt họ tốt hay xấu. Hãy cố gắng tiếp đãi các vị khách thật chu đáo và nhiệt tình.
Chuẩn bị giấy mời và danh sách mời. Lời mời gửi tới các khách hàng đặc biệt với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về lễ khai trương sẽ tạo được thiện cảm tốt và thu hút được quan tâm của các khách mời. Do đó, doanh nghiệp nên thiết kế giấy mời thật ấn tượng, độc đáo.
- Nắm rõ đối tượng muốn mời tham dự, lên danh sách khách mời
- Thiết kế tấm thiệt mời sang trọng và chuyên nghiệp hoặc đặt mua tại các cửa hàng thiếp mời.
- Đảm bảo thiệp mời đến nơi người nhận.
- Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể đến tận nơi, hoặc gọi điện trực tiếp cho khách.
Trong bữa tiệc khai trương cửa hàng thường có một phần thời gian trong chương trình để mọi người có thể giao lưu với nhau, chia sẻ và hợp tác.Vì vậy bạn cần chuẩn bị 1 bàn tiệc ngọt khai trương đón tiếp khách hàng phù hợp
Thường sử dụng thực đơn nhẹ gồm những món chính là trái cây, bánh mặn, bánh ngọt,… Để tiếp đãi khách. Vì vậy bạn cần lưu ý chuẩn bị đủ số lượng món cũng như chất lượng món phù hợp để phục vụ khách khứa.
chuẩn bị tiệc nhẹ cho ngày khai trương
Bước 5: Xây dựng khung chương trình cơ bản
Xây dựng khung chương trình cơ bản của sự kiện khai trương là bước cần chuẩn bị kỹ lưỡng để bạn có thể nắm bắt được nội dung cơ bản của chương trình. Đính kèm với thiệp mời sự kiện, bạn cũng nên bổ sung thêm một phần nội dung quan trọng đó là khung chương trình của sự kiện khai trương.
Khung chương trình của sự kiện khai trương không chỉ giúp cho các bước tổ chức được chỉn chu dễ rà soát hơn, mà còn giúp cho khách mời nắm được những nội dung chính của chương trình.
Khung chương trình cơ bản cho lễ khai trương:
| STT | Các mục chính | Thời gian | Timeline |
| 1 | Đón khách, ổn định vị trí | 20 phút | 8:00-8:20 |
| 2 | Livestream, đăng ảnh, đăng bài Facebook về lễ khai trương | 10 phút | 8:25- 8:35 |
| 3 | Video giới thiệu cửa hàng (nếu có) | 5 phút | 8:35 – 8:40 |
| 4 | Chủ cửa hàng phát biểu khai trương | 5 phút | 8:45- 8:50 |
| 5 | Chủ cửa hàng giao lưu với đối tác, khách mờiSử dụng tiệc trà, tiệc ngọt (nếu có)Biểu diễn Múa lân, văn nghệ,.. | 45 phút | 9:55- 10:40 |
| 6 | Tổ chức mini game, bốc thăm trúng thưởng | 25 phút | 10:45- 11:10 |
| 7 | Bế mạc sự kiện khai trươngTiễn khách ra vềTặng quà kỉ niệm (nếu có) | 20 phút | 11:10- 11:30 |
Để tạo được khung chương trình khai trương phù hợp cho đơn vị mình, các bạn nên biết được thời gian chính xác diễn ra lễ khai trương và các hạng mục đi kèm để sắp xếp sao cho hợp lý.
Bên cạnh đó, thời gian diễn các hạng mục không nên tính quá sát nhau, bạn nên cộng thêm 5 phút cho mỗi hạng mục, để trừ hao thời gian chuyển giao, thời gian di chuyển.
Xem toàn bộ bài viết kế hoạch khai trương cửa hàng
Trang chủ: Trái cây Vuông Tròn
